Convoquer les participants par email

La convocation est l'email envoyé à chaque participant avant l'examen. Elle reprend les consignes de la feuille de réponse et le barème. En mode anonyme, elle rappelle aussi au participant le numéro étudiant à écrire sur sa feuille de réponse.

Préparer l'email

1. Ouvrez l'onglet Assigner › Convocations.

2. Choisissez un modèle : Modèle Français, Modèle Anglais, Modèle Italien ou Modèle Espagnol.

3. Personnalisez l'email si besoin : le champ Objet :, le texte, et Insérer une variable pour ajouter le prénom, le numéro étudiant ou un attribut personnalisé de chaque participant.

4. Cliquez sur Prévisualiser pour vérifier le rendu.

Le modèle contient le nom de l'examen, vos Instructions pour les étudiants (onglet Configurer › Paramètres, rubrique Personnalisation des consignes), un barème et votre nom. Ce barème est un texte standard (QCU et QCM) : vérifiez qu'il correspond à celui de votre examen, et corrigez-le sinon. L'email est enregistré automatiquement. Dans Options avancées, vous pouvez changer le nom de l'expéditeur et l'adresse de réponse.

Envoyer les convocations à tous les participants

Cliquez sur Envoyer les convocations, puis confirmez avec Envoyer. Dans l'onglet Étudiants, la colonne Convocations indique pour chaque participant si l'email est parti.

Envoyer à un ou plusieurs participants

Pour relancer certains participants, ou convoquer un participant inscrit après l'envoi :

1. Dans l'onglet Assigner › Étudiants, cochez les participants concernés.

2. Cliquez sur Envoyer convocation dans la barre qui apparaît, puis envoyez.

La fenêtre reprend l'email préparé dans l'onglet Convocations : préparez-le là d'abord.

Le texte ne suit pas les changements de l'examen

C'est normal : le modèle est copié au moment où vous le choisissez. Si vous changez ensuite les consignes dans les paramètres, ou si vous renommez l'examen, l'email garde l'ancien texte.

• Pour mettre à jour le texte, cliquez sur Utiliser un modèle, puis choisissez la langue : le texte est recréé avec les paramètres actuels. Il remplace le texte en cours, vos personnalisations comprises.

• Pour corriger l'objet, modifiez le champ Objet : en haut de l'email. Il est rempli avec le nom de l'examen à sa création ou à sa duplication, et ne change plus ensuite.

Dans le texte, le nom de l'examen est une variable : il est toujours à jour au moment de l'envoi.

Questions fréquentes